Przechowywanie
Obiekt, w którym mieści się nasza firma, znajduje sięna ogrodzonym terenie, objętym całodobową ochroną oraz alarmem połączonym z monitoringiem. W budynku znajduje się instalacja sygnalizacyjna – przeciw pożarowa. Pomieszczenia wyposażone są w drzwi ognioodporne oraz atestowane zamki posiadające certyfikat klasy C. Okna zabezpieczone są kratami i żaluzjami.
Dokumenty, które maja być przechowywane w naszym archiwum, zostają odebrane przez naszych pracowników z miejsca wskazanego przez Zleceniodawcę. W bezpieczny sposób przewożone są na miejsce w zaplombowanym samochodzie. Składowane są w pudłach archiwizacyjnych, w specjalnie do tego celu przygotowanych pomieszczeniach. ( Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych z 3 listopada 1992r Dz. U. Nr 92, poz.460 )
Firma nasza jest ubezpieczona od odpowiedzialności cywilnej oraz w zakresie ochrony mienia.
Usługi świadczone przez naszą firmę oparte są o Ustawę z dnia 14 lipca 1983 o narodowym zasobie archiwalnymi archiwach. (Dz. U. Nr 171/2002 poz.1396 z późniejszymi zmianami) oraz o Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz.U. 2002 nr167 poz. 1375). Przechowywanie dokumentów odbywa się zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 12 maja 2003 roku, w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców..
Udostępnianie przechowywanych dokumentów
Dokumenty zamówione w formie pisemnej, ze wskazaniem właściwej pozycji ze spisu zdawczo – odbiorczego, dostarczane są ciągu 24 godzin.
Dostawa ekspresowa zostanie zrealizowana w ciągu 2 godzin od momentu wpływu zapotrzebowania.
Możliwe jest również skanowanie dokumentu i przesyłanie go pocztą elektroniczną.
Archiwizacja
Specjalizujemy sie w usługach archiwizacyjnych. Nasi pracownicy dopuszczeni do prac porządkowych przy dokumentach legitymują się wyższym wykształceniem archiwistycznym oraz ukończonymi kursami specjalistycznymi. W naszej strukturze organizacyjnej stosowane są wewnętrzne procedury bezpieczeństwa, takie jak:
- instrukcja ruchu osobowo–magazynowego i przechowywania kluczy
- procedury nadawania i odbierania uprawnień do przetwarzania danych i rejestrowania tych uprawnień w systemie informatycznym
- procedury archiwizacji oraz przechowywania archiwów na nośnikach niemodyfikowalnych
- stosowane metody i środki uwierzytelniania oraz procedury związane z ich zarządzaniem i użytkowaniem
Etapy porządkowania
Zasoby dokumentów porządkowane są z wyróżnieniem następujących etapów:
- Przeprowadzenie studiów wstępnych, w celu zapoznania się z obowiązującą strukturą organizacyjną aktotwórcy. Odbywa się to poprzez skompletowanie materiałów normatywnych dotyczących postępowania z dokumentacją w danej, jednostce tj. jak statut, regulaminy, schematy organizacyjne, instrukcję kancelaryjnąi rzeczowy wykaz akt.
- Segregowanie dokumentacji polega na wydzieleniu z całego zasobu i umieszczeniu w oddzielnych miejscach poszczególnych zespołów archiwalnych. Następnie wykonywana jest segregacja w obrębie zespołu. W trakcie segregacji wydzielana jest dokumentacja niearchiwalna ( kat B ) Ta jej część, której okres przechowywania już minął, jest przeznaczona do brakowania.
- Systematyzacja dokumentacji z nadaniem układu strukturalnego, z zastosowaniem układów logicznych, wynikających z analizy porządkowanych akt.
- Weryfikacja kategorii archiwalnych – w oparciu o aktualne wykazy akt, a w przypadku ich braku z wykazem akt typowych.
- Inwentaryzowanie poszczególnych segregatorów, teczek, ksiąg itp
- Ewidencja komputerowa akt
Brakowanie
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej stanowi ocenę jej przydatności po upływie określonego okresu przechowywania. Przygotowywany jest wówczas wniosek o podjęcie decyzji dotyczącej zniszczenia dokumentów. Brakowania dokonuje się poprzez wydzielenie dokumentacji nieprzydatnej i przekazanie jej do zniszczenia. Proponowane do zniszczenia dokumenty spisywane są na formularzu z precyzyjnym określeniem wymienianej tam dokumentacji.
Zamów Brakowanie DokumentówNiszczenie
Niszczenie dokumentów odbywa się w sposób profesjonalny, w III klasie tajności określonej wg. Europejskiej Normy DIN 32 757.
Natomiast w przypadku wymagań niszczenia dokumentów opatrzonych klauzulą „tajne poufne” możliwe jest niszczenie metodą spełniającą kryteria wymagane przy niszczeniu dokumentów tajnych określonych normą DIN 32757 w 5-tej klasie tajności. Dokumenty przeznaczone do niszczenia pakowane są w worki, które następnie są plombowane. Podczas procesu niszczenie możliwa jest obecność przedstawiciela Zleceniodawcy. Po zakończeniu procesu dostarczamy certyfikat zniszczenia dokumentacji i utylizacji odpadów.
Zamów Niszczenie DokumentówSystemy Informatyczne
Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej stanowi ocenę jej przydatności po upływie określonego okresu przechowywania. Przygotowywany jest wówczas wniosek o podjęcie decyzji dotyczącej zniszczenia dokumentów. Brakowania dokonuje się poprzez wydzielenie dokumentacji nieprzydatnej i przekazanie jej do zniszczenia. Proponowane do zniszczenia dokumenty spisywane są na formularzu z precyzyjnym określeniem wymienianej tam dokumentacji.
Skontaktuj się z NamiBezpieczeństwo
Odpowiednie środki techniczne i organizacyjne zapewniają ochronę przetwarzania danych osobowych zgodnie z Ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 o ochronie danych osobowych (Dz.U.2002 Nr 101, poz 926 z późniejszymi zmianami).
Dane zabezpieczone są przed ich udostępnieniem osobom nieupoważnionym, zabraniem przez osobę nieuprawnioną, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy, zniszczeniem, uszkodzeniem, zmianą lub utratą.Prowadzona jest dokumentacja opisująca środki techniczne i organizacyjne zapewniające ochronę przetwarzanych danych osobowych. Do przetwarzania danych mogą być dopuszczone wyłącznie osoby posiadające upoważnienia. Są one obowiązane do zachowania tajemnicy w zakresie zarówno samych danych, jak i sposobów ich zabezpieczeń. Prowadzona jest ewidencja osób upoważnionych do przetwarzania danych zawierająca nadane im identyfikatory oraz daty nadania i odebrania uprawnień. Polityka bezpieczeństwa i instrukcje związane z zarządzaniem systemem informatycznym oparte są ściśle na wytycznych zawartych w Rozporządzeniu Ministra Spraw Wewnętrznych Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych , jakim powinny odpowiadać urządzenia i systemy informatyczne służące do przetwarzania danych osobowych. ( Dz.U.Nr 100, poz.1024).