Firma AKTA-ARA specjalizuje siê w kompleksowej obs³udze firm zwi¹zanej z archiwami oraz bazami danych. Wykonywane przez nas us³ugi s¹ przystosowane do nowoczesnej strategii zarz¹dzania, jak¹ jest outsourcing. (OUTSOURCING jest obecnie jednym z najszybciej rozwijaj¹cych siê kierunków. Polega on na wydzieleniu zadañ niezwi¹zanych z g³ówn¹ dzia³alnoœci¹ firmy i zleceniu ich partnerowi zewnêtrznemu, wyspecjalizowanemu w danej dziedzinie. Pozwala to na skoncentrowaniu siê na tych obszarach, które pozwalaj¹ uzyskaæ przewagê konkurencyjn¹. Najwa¿niejszym elementem œwiadczenia outsourcingu s¹ odpowiednie zasoby infrastruktury. Zlecenie wykonania okreœlonych zadañ „ na zewn¹trz” pozawala zaoszczêdziæ czas i zasoby, które mo¿na skierowaæ na dzia³ania daj¹ce bardziej wymierne efekty, stanowi¹ce podstawowe kierunki przedsiêwziêæ firmy. Umo¿liwiaj¹ redukcjê zatrudnienia, jak równie¿ wszelkich innych kosztów zwi¹zanych utrzymaniem dzia³alnoœci w sferach dziedzin ubocznych.) Naszym zadaniem jest pomóc tym wszystkim, którym zale¿y na obni¿eniu kosztów dzia³alnoœci, a jednoczeœnie d¹¿¹cym do profesjonalnego, zgodnego z obowi¹zuj¹cymi przepisami wykonywania zleconych prac, zwi¹zanych z porz¹dkowaniem i przechowywaniem dokumentacji. Zlecaj¹c nam us³ugi archiwizacji i przechowywania dokumentów, Firma Pañstwa ma zapewniony porz¹dek, ( dokumenty s¹ uporz¹dkowane zgodnie z obowi¹zuj¹cymi zasadami i przygotowane do obs³ugi zgodnie z Pañstwa potrzebami ). efektywnoœæ, ( nie musicie Pañstwo utrzymywaæ powierzchni sk³adowych, ponosiæ kosztów zwi¹zanych z odpowiednim zabezpieczaniem ich i obs³ug¹ pracownicz¹) bezpieczeñstwo, ( zapewniamy w³aœciwe warunki i zabezpieczenia oraz specjalistyczny nadzór ) dostêpnoœæ ( umo¿liwiamy szybkie odnalezienie potrzebnego dokumentu i dostarczenie go Pañstwu w ustalonym czasie ). oszczêdnoœæ ( redukcjê kosztów zatrudnienia, kosztów powierzchni, innych.) O FIRMIE Firma ARA – zarejestrowana zosta³a w 1989 roku we wpisie do ewidencji gospodarczej Gminy Konopnica k / Lublina, pod numerem 1408 REGON 430057955 NIP 712-005-23-45 Zarz¹dzaj¹cy: Marek Ara¿ny i Gra¿yna Ara¿na. Adres: 20-151 Lublin, ul. Stefczyka 32 Tel.: 081 / 747-76-92 ; 081 / 747-94-91 US£UGI: - PRZECHOWYWANIE Us³ugi œwiadczone przez nasz¹ firmê oparte s¹ o Ustawê z dnia 14 lipca 1983 o narodowym zasobie archiwalnymi archiwach. ( Dz. U. Nr 171/2002 poz.1396 z póŸniejszymi zmianami) Przechowywanie dokumentów odbywa siê zgodnie z Rozporz¹dzeniem Ministra Kultury z dnia 12 maja 2003 roku, w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i p³acowej pracodawców. Obiekt, w którym mieœci siê nasza firma, znajduje siê na ogrodzonym terenie, objêtym ca³odobow¹ ochron¹ oraz alarmem po³¹czonym z monitoringiem. W budynku znajduje siê instalacja sygnalizacyjno – alarmowa. Pomieszczenia wyposa¿one s¹ w drzwi ognioodporne oraz atestowane zamki posiadaj¹ce certyfikat klasy C. Okna zabezpieczone s¹ kratami i ¿aluzjami. Dokumenty, które maja byæ przechowywane w naszym archiwum, zostaj¹ odebrane przez naszych pracowników z miejsca wskazanego przez Zleceniodawcê. W bezpieczny sposób przewo¿one s¹ na miejsce w zaplombowanym samochodzie. Sk³adowane s¹ w pud³ach archiwizacyjnych, w specjalnie do tego celu przygotowanych pomieszczeniach. ( Rozporz¹dzenie Ministra Spraw Wewnêtrznych z 3 listopada 1992 r Dz. U. Nr 92, poz.460 ) Firma nasza jest ubezpieczona od odpowiedzialnoœci cywilnej oraz w zakresie ochrony mienia. Udostêpnianie przechowywanych dokumentów Dokumenty zamówione w formie pisemnej, ze wskazaniem w³aœciwej pozycji ze spisu zdawczo – odbiorczego, dostarczane s¹ ci¹gu 24 godzin. Dostawa ekspresowa zostanie zrealizowana w ci¹gu 2 godzin od momentu wp³ywu zapotrzebowania. Mo¿liwe jest równie¿ skanowanie dokumentu i przesy³anie go poczt¹ elektroniczn¹. - ARCHIWIZACJA Firma nasza specjalizuje siê w us³ugach archiwizacyjnych. Pracownicy dopuszczeni do pracy porz¹dkowych przy dokumentach legitymuj¹ siê wy¿szym wykszta³ceniem archiwistycznym oraz ukoñczonymi kursami specjalistycznymi. W naszej strukturze organizacyjnej stosowane s¹ wewnêtrzne procedury bezpieczeñstwa, takie jak: - instrukcja ruchu osobowo – magazynowego i przechowywania kluczy - procedury nadawania i odbierania uprawnieñ do przetwarzania danych i rejestrowania tych uprawnieñ w systemie informatycznym. - procedury archiwizacji oraz przechowywania archiwów na noœnikach niemodyfikowalnych. - procedury zwi¹zane z ich zarz¹dzaniem i u¿ytkowaniem. Etapy porz¹dkowania Zasoby dokumentów porz¹dkowane s¹ z wyró¿nieniem nastêpuj¹cych etapów: a) Przeprowadzenie studiów wstêpnych, w celu zapoznania siê z obowi¹zuj¹c¹ struktur¹ organizacyjn¹ aktotwórcy. Odbywa siê to poprzez skompletowanie materia³ów normatywnych dotycz¹cych postêpowania z dokumentacj¹ w danej, jednostce tj. jak statut, regulaminy, schematy organizacyjne, instrukcjê kancelaryjn¹ i rzeczowy wykaz akt. b) Segregowanie dokumentacji. Polega na wydzieleniu z ca³ego zasobu i umieszczeniu w oddzielnych miejscach poszczególnych zespo³ów archiwalnych. Nastêpnie wykonywana jest segregacja w obrêbie zespo³u. W trakcie segregacji wydzielana jest dokumentacja niearchiwalna ( kat B ) Ta jej czêœæ, której okres przechowywania ju¿ min¹³, jest przeznaczona do brakowania. . c) Systematyzacja dokumentacji z nadaniem uk³adu strukturalnego, z zastosowaniem uk³adów logicznych, wynikaj¹cych z analizy porz¹dkowanych akt. d) Weryfikacja kategorii archiwalnych – w oparciu o aktualne wykazy akt, a w przypadku ich braku z wykazem akt typowych. e) Inwentaryzowanie poszczególnych segregatorów, teczek, ksi¹g itp f) Ewidencja komputerowa akt - BRAKOWANIE Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej stanowi ocenê jej przydatnoœci po up³ywie okreœlonego okresu przechowywania. Przygotowywany jest wówczas wniosek o podjêcie decyzji dotycz¹cej zniszczenia dokumentów. Brakowania dokonuje siê poprzez wydzielenie dokumentacji nieprzydatnej i przekazanie jej do zniszczenia. Proponowane do zniszczenia dokumenty spisywane s¹ na formularzu z precyzyjnym okreœleniem wymienianej tam dokumentacji. - NISZCZENIE Niszczenie dokumentów odbywa siê w sposób profesjonalny, w III klasie tajnoœci okreœlonej wg. Europejskiej Normy DIN 32 757. Natomiast w przypadku wymagañ niszczenia dokumentów opatrzonych klauzul¹ „tajne poufne” mo¿liwe jest niszczenie metod¹ spe³niaj¹c¹ kryteria wymagane przy niszczeniu dokumentów tajnych okreœlonych norm¹ DIN 32757 w 5-tej klasie tajnoœci. Dokumenty przeznaczone do niszczenia pakowane s¹ w worki, które nastêpnie s¹ plombowane. Podczas procesu niszczenie mo¿liwa jest obecnoœæ przedstawiciela Zleceniodawcy. Po zakoñczeniu procesu dostarczamy certyfikat zniszczenia dokumentacji i utylizacji odpadów. - SYSTEM INFORMATYCZNY Zbiory dokumentów przekazanych do naszego archiwum rejestrowane s¹ w systemie informatycznym. Umo¿liwia to wyszukiwanie wg. wielu kryteriów, takich jak: - nazwa jednostki tworz¹cej akta - tytu³ teczki - znak teczki - kategoria - lokalizacja w archiwum - numer spisu zdawczo – odbiorczego - data BEZPIECZEÑSTWO W przypadku prac z dokumentami zawieraj¹cymi dane osobowe stosuje siê wszelkie zalecenia zawarte w Ustawie z dnia 29 sierpnia 1997 r o ochronie danych osobowych ( Dz.U.2002 Nr 101, poz. 926 z póŸniejszymi zmianami ). Zastosowane s¹ œrodki techniczne i organizacyjne ochrony danych zapewniaj¹ce ochronê przetwarzania danych osobowych Dane zabezpieczone s¹ przed ich udostêpnieniem osobom nieupowa¿nionym, zabraniem przez osobê nieuprawnion¹, przetwarzaniem z naruszeniem ustawy, zniszczeniem, uszkodzeniem, zmian¹ lub utrat¹. Prowadzona jest dokumentacja opisuj¹ca œrodki techniczne i organizacyjne zapewniaj¹ce ochronê przetwarzanych danych osobowych. Do przetwarzania danych mog¹ byæ dopuszczone wy³¹cznie osoby posiadaj¹ce upowa¿nienia. S¹ one obowi¹zane do zachowania tajemnicy w zakresie zarówno samych danych, jak i sposobów ich zabezpieczeñ. Prowadzona jest ewidencja osób upowa¿nionych do przetwarzania danych zawieraj¹ca nadane im identyfikatory oraz daty nadania i odebrania uprawnieñ. Polityka bezpieczeñstwa i instrukcje zwi¹zane z zarz¹dzaniem systemem informatycznym oparte s¹ œciœle na wytycznych zawartych w Rozporz¹dzeniu Ministra Spraw Wewnêtrznych i Administracji z dnia 29 kwietnia 2004 r w sprawie dokumentacji przetwarzania danych osobowych oraz warunków technicznych i organizacyjnych , jakim powinny odpowiadaæ urz¹dzenia i systemy informatyczne s³u¿¹ce do przetwarzania danych osobowych. ( Dz.U.Nr 100, poz.1024). - BAZY DANYCH PORZ¥DKOWANIE BAZ DANYCH Czêstym zjawiskiem jest posiadanie przez firmê rozproszonych I nieuporz¹dkowanych danych. Proces przetwarzania ich jest z³o¿ony I pracoch³onny. Czêsto firmy nie maj¹ odpowiedniego sprzêtu, ludzi I czasu na ich analizowanie. Posiadane dane s¹ niezwykle wa¿ne, poniewa¿ zawieraj¹ informacje pomagaj¹ce podejmowaæ decyzje dotycz¹ce dzia³añ strategicznych firmy oraz uzyskiwaæ zamierzone cele. Jeœli na przyk³ad firma posiada system danych dzia³aj¹cych w kilku miejscach, po³¹czenie ich daje pe³niejszy obraz zagadnienia. Nierzadko zdarza siê, ¿e wprowadzone dane s¹ niekompletne, powtarzaj¹ siê, Zadaniem naszym jest uporz¹dkowanie baz, ewentualne ³¹czenie ich. Pozwala to na ³atwy dostêp do danych i póŸniejsza ich analizê. TWORZENIE BAZ DANYCH Jeœli firma ma niepe³ne dane w swoim systemie informatycznym lub posiada je tylko w formie papierowej proponujemy us³ugê zak³adania lub uzupe³niania baz. Dzia³ania nasze dostosowujemy do indywidualnych potrzeb klienta. Mo¿liwe jest to poprzez : - analizê potrzeb klienta - zaplanowanie dzia³añ dla firmy - budowê systemu - wdro¿enie systemu - u¿ytkowanie systemu wraz z jego ci¹g³ym doskonaleniem i aktualizacj¹ Po uporz¹dkowaniu zasobów mo¿liwe jest tworzenie raportów, statystyk, w zale¿noœci od potrzeb. (c) 2004 akta-ara.pl